Nota fiscal de saída: como identificar a operação correta

“Nota fiscal de saída” costuma se referir ao documento que registra uma operação em que mercadoria deixa o estabelecimento, mas o procedimento correto depende do motivo da movimentação. Venda, devolução, transferência, remessa para conserto e outras situações podem ter regras e códigos diferentes.

Identifique o motivo da movimentação

Antes de emitir, registre se é venda, transferência entre estabelecimentos, remessa temporária, devolução ou outra operação. Confirme quem é o destinatário, onde a mercadoria será entregue e se haverá transporte. A descrição e os documentos precisam refletir o que realmente ocorreu.

Valide os parâmetros com a contabilidade

O CFOP e a tributação dependem da natureza da operação, origem e destino, regime e regras estaduais. Não escolha um código por semelhança com outra nota. Peça ao contador a parametrização adequada e mantenha a justificativa documentada.

Confira o cadastro e a autorização

Revise dados do emitente e destinatário, produtos, quantidades, valores, endereço de entrega e informações de transporte. Transmita pelo sistema autorizado e confirme o protocolo da SEFAZ. Nota em rascunho ou rejeitada não equivale a documento autorizado.

Guarde os documentos vinculados

Relacione pedido, contrato, nota, comprovante de entrega e eventuais eventos. Se houver devolução, correção ou cancelamento, mantenha o vínculo com o documento original e consulte o procedimento aplicável.

E para serviços?

NFS-e documenta prestação de serviços e tem regras distintas das notas de mercadorias. Não use uma NF-e de saída para registrar serviço se a operação exige NFS-e.

Este artigo apresenta uma visão geral. Para cada operação, consulte o contador e o manual da SEFAZ competente antes da emissão.