Integração ERP com marketplace: conciliação fiscal

Vender em marketplace cria uma operação com pedidos, pagamentos, comissões, frete e possíveis cancelamentos. Integrar os sistemas pode diminuir lançamentos manuais, mas cada plataforma oferece recursos e regras próprias. Antes de conectar canais, defina quais dados precisam ser sincronizados e como conferir o resultado.

O que mapear antes da integração

Liste os campos que serão trocados: identificador do pedido, dados do cliente, itens, quantidades, preço, descontos, frete, forma de pagamento, status e documento fiscal. Verifique quais informações a plataforma envia e quais precisam ser completadas no sistema da empresa.

Separe venda, repasse e taxas

O valor pago pelo comprador pode não corresponder ao depósito recebido. Comissões, frete, publicidade, antecipação e estornos alteram o repasse. Concilie cada pedido com o extrato da plataforma e com o crédito bancário, sem tratar o valor líquido como se fosse automaticamente a receita bruta da operação.

Trate eventos e exceções

Defina o que ocorre quando o pedido é cancelado, devolvido, alterado ou dividido em remessas. Evite emitir documentos duplicados após uma repetição de integração. Registre os erros de sincronização e atribua alguém para resolver cadastros ou divergências.

Confira as obrigações fiscais

Para venda de mercadorias, confirme com o contador o modelo de documento fiscal, CFOP, tributação e regras da unidade federativa. Para serviços, verifique os requisitos de NFS-e correspondentes. Uma integração técnica não determina o enquadramento tributário nem substitui a conferência dos documentos autorizados.

Faça uma conciliação periódica

Compare pedidos, documentos emitidos, valores recebidos, taxas e cancelamentos por período. Investigue diferenças antes do fechamento contábil. Mantenha também um procedimento manual de contingência para períodos em que uma API ou plataforma fique indisponível.

Escolha integração com base nos sistemas realmente usados, nos campos disponíveis e no suporte oferecido. Documente permissões e proteja chaves de API, que não devem ficar expostas em planilhas ou repositórios públicos.

Como testar antes de automatizar

Comece com um conjunto pequeno de pedidos e confira se cada registro é processado uma única vez. Compare os dados recebidos com a página do pedido e o documento autorizado. Inclua um teste de cancelamento e de falha de conexão. Só amplie o volume depois que a equipe souber identificar e corrigir divergências.